סוכני המכירות בשטח מקבלים ומשדרים נתונים ממכשיריהם. לאן הם משדרים ומהיכן הם מקבלים את החומר? מהמשרד -  ממחשב שהוקצה למערכת המסופונים.

במדריך זה, ינתן הסבר מקיף על הממשק המשרדי ופתרון בעיות שאתם עלולים להתקל בהן בשלב מסוים. לעיתים לא תהיה ברירה, אלא לפנות למוקד התמיכה שלנו, לצורך התחברות שלנו מרחוק.

תוכנות התחברות מרחוק אופציונליות במקרה ותוכנת ההתחברות הקיימת לא תקינה:

 

על שולחן העבודה קיים קיצור דרך לתוכנת ניהול המסופונים – תפעול מסופונים.

זהו כלי ניהול ההזמנות המשרדי, בו נוכל לראות את ההזמנות המגיעות למשרד, להכין נתונים מעודכנים מהתוכנה העסקית, לבצע שינויים בהגדרות הסוכנים, לבצע קליטה והדפסה חוזרת של הזמנות, למחוק הזמנות / שורות פריטים מתוך הזמנות, לאתר ולמיין הזמנות לפי תאריך, מס' סוכן או מסמך, ולנהל מסלולים ומבצעים לסוכנים.

לחיצה על לחצן זה תתחיל תהליך של משיכת הנתונים מהתוכנה העסקית (חשבשבת, סאפ, אינטגרל, פיננסית, נוהלים, קומקס, ועוד) והכנת הנתונים לכל אחד מהסוכנים לפי הגדרותיו היחודיות.

נא לוודא שהסוכנים לא מבצעים "קבלת נתונים" בעת קריאת הנתונים, מכיוון שזה יכול להתנגש בתהליך הקריאה, לגרום לשגיאה, ולגזול מזמנכם ומזמן הסוכן.

הופיעה הודעת שגיאה כלשהי בקריאת הנתונים? לנסות פעם נוספת לבצע קריאת נתונים, ואם התקלה חוזרת, לפנות למוקד השירות. נא לא להדחיק ולאשר שוב ושוב בתקווה שיסתדר מעצמו. לפנות אלינו!

בתוכנות עסקיות בהן מתבצע תהליך מקדים של הכנת קבצים (לדוגמא: מדף, אינטגרל, מנג'ר, מעלה, פיננסית) נא לחזור על ביצוע פעולה זאת, מכיוון שיתכן והבעיה נובעת בשיבוש בתהליך יצור הקבצים. לאחר מכן בצעו פעם נוספת קריאת נתונים בתוכנת תפעול המסופונים.

ברוב התוכנות העסקיות, תהליך קליטת ההזמנות יתבצע אוטומטית.

יוצאות הדופן הן:

חשבשבת חלונות – לאחר הגעת ההזמנות לתפעול מסופונים, נלחץ על לחצן "קליטת ההזמנות לחשבשבת חלונות", פעולה שתפתח חלון ובו רשימת ההזמנות שהגיעו ועדיין לא נקלטו.

נלחץ על "העבר" על מנת שתקלטנה לחשבשבת.

סאפ – הקליטה אוטומטית, אך חובה לוודא שתוכנת ה"DOCSBO" (אייקון של דולר – ראה תמונה) פתוחה ומופיעה למטה בשורת המשימות.

 

גם אם התוכנה סגורה בעת קליטת ההזמנות לתפעול מסופונים, ברגע שתפתחו אותה, תקלטנה כל ההזמנות מיידית לסאפ. ללקוחות סאפ ישנה בקרה על קליטת ההזמנות בחלון "יומן קליטה" בתוכנת תפעול המסופונים.

 

חלון "דפדוף בהזמנות":

בחלון זה נוכל לראות את רשימת ההזמנות שנקלטו במשרד. אם אתם מבחינים בהזמנות שחסרות, יש לבקש מהסוכן לשדרן שוב.

האפשרויות בחלון זה: נוכל לבחור הזמנה או יותר, באמצעות לחיצה על שורת/ות ההזמנה. מכאן ניתן להדפיס את ההזמנה, לבצע קליטה חוזרת לתוכנה העסקית, למחוק את ההזמנה. למיין לפי לקוח, תאריך, מסמך.

במקרה של קושי לאתר הזמנה מסויימת, קיים בחלון זה לחצן "בחירת תחום", שהוא מעין חיפוש מתקדם, לפי סוכן, תאריך, מסמך או לקוח.

בעיה: "לקוח לא מוגדר" בעת קליטת ההזמנה במשרד.

פתרון: ביצוע קריאת נתונים.

בעיה: "timeout expired" או "פג תוקף הדף" במהלך קריאת הנתונים.

פתרון: לבצע קריאת נתונים פעם נוספת.

בעיה: "פריט לא מוגדר" שחוזרת על עצמה ברוב או כל השורות, בעת קליטת ההזמנה במשרד.

פתרון: ביצוע קריאת נתונים.

בעיה: בהגיע הזמנה, חלון קליטת ההזמנה מופיע ונעלם מיד, ההזמנה לא מודפסת, ולא ניתן לראותה בדפדוף בהזמנות.

פתרון: לחפש את ההזמנה ב"בחירת תחום". יש סיכוי גדול שהתאריך במסופון לא מעודכן. אם כן, היא תמצא בחיפוש. אם בדקתם, וזו אכן הסיבה, נא להורות לסוכן להגדיר מחדש את התאריך במסופון. אם עדיין לא נמצאה ההזמנה, לבקש מהסוכן לשדרה מחדש.

אם קיימים עוד סוכנים שסובלים מהתופעה, כנראה שמדובר בהגדרה בFTP. להתקשר למוקד התמיכה.

בעיה: בהגעת הזמנה מופיע חלון ורוד ובו הודעה ש"המסמך כבר קיים במערכת".

פתרון: לתופעה כזאת יש שתי סיבות אופציונליות.

א.      התנגשות עם נומרטור (מספר) של הזמנה של סוכן אחר שמוגדרת לו אותה סדרת מספרים.

ב.       שידור של אותה הזמנה פעמיים בטעות.

איך נפתור את הבעיה? נבדוק ב"בחירת תחום" אם קיים מסמך במספר זה במערכת, ואם כן, האם זה המסמך שזה עתה התכוון הסוכן לשדר. אם כן, כנראה שמדובר בטעות של הסוכן ששידר פעמיים את אותה הזמנה. אם קיימת הזמנה במספר הספציפי, אבל היא הזמנה אחרת – של סוכן אחר, אין ברירה אלא להנחות את הסוכן להתקשר למוקד התמיכה לצורך "החלפת נומרטור". רצוי לוודא לפני, שאתם מאפשרים ל"הנדיקום" יכולת חיבור למחשב המסופונים, על מנת למצוא נומרטור פנוי.

 

 

מידע בסיסי וחיוני לעובדים במשרד מול תוכנת תפעול המסופונים:

כדי שהסוכנים יוכלו לשדר הזמנות ולקבל נתונים מרחוק, תוכנת התקשורת – BPFTPSERVER, צריכה להופיע בתחתית המסך, בשורת המשימות, בצבע צהוב או ירוק.

כך יראה האייקון של התוכנה:

משמעות הצבעים:

 

אם נתקלתם בפניות של סוכנים שנכשלים בביצוע פעולות תקשורת, הבדיקה הראשונה תהיה אם שרת הFTP פתוח, בצד המסך, למטה.

בעיה: תוכנת הFTP לא מופיעה בשורה התחתונה.

פתרון: אתרו את האייקון בשולחן העבודה, שם הוא יופיע כשצבע המסך ירוק, ופתחו את התוכנה.

בעיה: לאחר פתיחת תוכנת הFTP הסוכנים עדיין לא מצליחים לשדר.

פתרון: בדקו שמסך תוכנת הFTP לא מופיע בצבע אדום. אם כן, לחצו על סימן הברק הצהוב על מנת לפתוח את שרת הFTP.

בעיה: לחיצה על הברק הצהוב לא עזרה.

פתרון: פתח את התוכנה בדאבל קליק על האייקון למטה, לחץ על המילה server בצד שמאל למעלה, וודא שמופיע: go offline   ו-close server. זה מה שצריך להיות מוגדר על מנת שהתוכנה תהיה זמינה להתקשרות.

בעיה: הכל נראה תקין, התוכנה פתוחה למטה בצבע צהוב, אך למרות זאת כל הסוכנים לא מצליחים לשדר ולקבל הזמנות (די באחד שכן מצליח והפתרון לבעיה זו, לא רלוונטי).

פתרון: להכנס לתוכנה בדאבל קליק ולבדוק אם בחלון מופיעות שורות ירוקות, או שהוא ריק. אם הוא ריק, ישנן כמה אפשרויות:

א. יש תקלת אינטרנט במשרד. לבדוק.

ב. שינוי כתובת הIP במשרד – אם אתם יודעים מה אמורה להיות כתובת הIP שלכם, בדקו שלא השתנתה באמצעות האתר: whatismyip.com   או noc.co.il

ג. פורט 21 סגור. יכול לקרות עקב הפסקת חשמל, החלפת ראוטר, איפוס ראוטר, עבודה כלשהי של טכנאי מחשבים במשרדכם שאולי בתום לב העביר את הפורט למחשב אחר או ביצע חסימת אבטחה כלשהי.

בעיה: סוכן טוען ששידר הזמנה, אבל היא לא מגיעה לתפעול מסופונים.

פתרון: לבקש מהסוכן לבצע הפעלה מחדש של המכשיר, התחברות לאינטרנט ושידור מחדש.

 

*אם בפתיחת התוכנה מופיע חלון ובו המלל: Tip of the day"", התוכנה כנראה התאפסה. במקרה כזה, התקשרו למוקד התמיכה.

 

 

 

אחת הבעיות העיקריות בהן נתקלים הסוכנים בשטח, היא בעית תקשורת.

בעת שידור הזמנה וקבלת הנתונים, המסופון חייב להיות מחובר לאינטרנט על מנת שהנתונים יעברו.

בעיה: ההודעה connection failed   מופיעה בעת נסיון לשדר הזמנה או לקבל נתונים.

פתרון: לבצע הפעלה מחדש (ריסט) במכשיר. להתחבר לאינטרנט באמצעות גלישה לאתר כלשהו (למעט גוגל). להכנס לתוכנת "הנדיסל" ולנסות לבצע מחדש את פעולת התקשורת.

בעיה: לאחר ביצוע קבלת נתונים, תוכנת "הנדיסל" לא נפתחת.

פתרון: סביר להניח שהבעיה נובעת מקבלת נתונים שלא בוצעה במלואה: או שפרישת הקבצים לא התבצעה, או ששלב "קבל נתונים" לא הסתיים במלואו, או השתבש מסיבה כלשהי.

במצב כזה, נא להכנס ל"תוכניות שירות" ולבצע "יבוא נתונים" (קבל נתונים, פרוש קבצים וחזור).

בעיה: בנסיון שידור/קבלת נתונים, המסופון מתחיל את ההתחברות, אך נעצר בשלב מסויים, כשמופיעה השורה: status: connecting.

פתרון: רוב הסיכויים שהבעיה היא במחשב במשרד. בדקו עם האחראי במשרדכם אם:

א.      מחשב המסופונים דלוק.

ב.       האינטרנט במחשב המסופונים פועל באופן תקין (לבצע גלישה במשרד כדי לוודא).

ג.        תוכנת הFTP במחשב המסופונים פועלת בתחתית המסך, בצבע ירוק או צהוב.

אם כל הנ"ל תקין, נא לידע את משרדכם שהנדיקום עומדים לבצע התחברות (שיערכו בהתאם, אם צריך) וצרו קשר עם מוקד התמיכה הטכנית שלנו, על מנת שנאתר את הבעיה.

בעיה: בפתיחת תוכנת הנדיסל, מתקבלת הודעת שגיאה שבסופה המילה items.db. מיד לאחר מכן, מגיע מסך קבלת הנתונים, והתוכנה עצמה אינה נפתחת.

פתרון: לבצע קבלת נתונים מלאה. התוכנה מובילה אתכם לדף זה כנראה מהסיבה שקבלת הנתונים שלפניה היתה חלקית או משובשת.

בעיה: התוכנה לא נפתחת מסיבה כלשהי (מתחילה להפתח ונסגרת, מתחילה להפתח ומופיעה הודעת שגיאה שלאחר אישור שוב סוגרת את התוכנה), ועקב כך, לא ניתן לבצע קבלת נתונים.

פתרון: ישנה דרך נוספת לבצע קבלת נתונים. הכנס ל"תוכניות" – בחר "תוכניות שירות" ו-"יבוא נתונים". פעולה זו תוביל אותך לקבלת הנתונים הרגילה, אותה אתה מבצע בדר"כ דרך תוכנת הנדיסל.

 

טיפ חשוב: אם תהליך "קבלת נתונים" לא בוצע כראוי, נתקע, נפסק, ארך פחות משניה וכדומה, נא לא לפרוש קבצים בשום אופן!!! במקרה כזה, פרישת קבצים עלולה לפרוש קובץ קטוע או משובש. פעולה זאת לא תאפשר לכם לפתוח מחדש את התוכנה, עד שתבצעו שוב את תהליך קבלת הנתונים מחדש, ובאופן תקין.

 

בעיה: לאחר שידור הנתונים, מהמשרד טוענים שההזמנה לא הגיע אליהם.

פתרון: ללחוץ על "תקשורת" – "שדר שוב".

 

לידע כללי – הפעולה "שדר שוב" תשדר מחדש את קובץ ההזמנות האחרון שניסית לשדר למשרד, גם אם היו בו עשר הזמנות. כולן תשלחנה מחדש בבת אחת. מסיבה זאת, עדיף כטיפול ראשוני לבצע פעולה זאת, ולא מיד לפנות ל"שחזור הזמנות", אלא אם מדובר בהזמנה אחת בלבד.

לא מצליח? לבצע ריסט, גלישה באינטרנט, כניסה לתוכנה ו"תקשורת"-"שדר שוב".